Imagem capa - 5 Passos para Realizar seu Evento com Sucesso! por Eduardo de Moraes Oliveira
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5 Passos para Realizar seu Evento com Sucesso!

Você já pensou nos passos para um evento de sucesso?


Então, vem comigo nessa leitura que vai te ajudar se você está organizando o seu evento! :)

Iniciamos pelo princípio básico, defina um orçamento! 

O orçamento é o ponto inicial para qualquer evento, afinal ele será o norte para definir muitas coisas do seu evento. Bom vamos lá!


Passo 1 - Lista de convidados!

Me permitam ser um pouco duro: sinceramente, você acha que deve convidar todo mundo? O seu evento não deve ser encarado como uma convenção social, onde você precisa convidar todos os amigos dos seus pais, primos, tios, sobrinhos, papagaio, etc. Não deixe que uma lista gigante com pessoas que você nem convive impacte o orçamento do seu evento. Convide as pessoas que são importantes para você e que você possui contato diário ou pelo menos uma vez a cada seis meses. Porque, pare para pensar, uma pessoa que faz mais de 6 meses que você nem dá um "oizinho", fará diferença na sua festa? A sua lista vai mudar toda semana até você entregar os convites, isso é normal, pois todos nós temos pessoas que entram e saem do nosso círculo de convivência. Procure gastar energia para convidar as pessoas que realmente fazem sentido para você, e não apenas por convenção. Cabe a você explicar posteriormente que você precisou diminuir os convidados por causa do orçamento, afinal, se a pessoa não entender é porque realmente não é seu amigo. Então, enxugue essa LISTA!




Passo 2 - Cerimonialista


Esse é um ponto muito importante. Contratar organizadores de evento e assessorias profissionais para se encarregar da organização do seu evento pode ajudar a baratear muitas coisas, pois bons profissionais mantêm relacionamentos com fornecedores e podem ter mais experiência em "pechinchar" e contratar serviços. Além claro, de manter tudo sob controle. Lembre-se: esse será o seu dia, e ficar se preocupando se tudo vai dar certo, só vai tirar o brilho do evento e vocês do sério. Outra coisa, jamais delegue essa missão para um AMIGO, pois você irá acabar com o dia dele, afinal ele deve aproveitar a festa com você e não resolver os pepinos do seu evento. Convidado é diferente de fornecedor, então delegue esta função a um profissional (que pode ser seu amigo), mas neste dia irá cuidar do seu evento para que tudo dê certo!




Passo 3 - Agenda

Você realmente deve se preocupar com esse item! 

Todos os fornecedores que você contratar trabalham com agenda, e você eles precisam estar disponível para a sua data. Para não correr o risco de chegar lá e o seu fornecedor querido não ter a data, corre na frente! Locais para festas (os mais populares) possuem agenda para 2 anos, assim como fotografia, vídeo, cerimonial e muitos outros fornecedores. Desta forma recomento em caso de casamentos, 2 anos de antecedência para o seu planejamento e 1 ano e meio para formaturas, para você ter uma margem de segurança. Se deixar para os últimos 6 meses você corre um sério risco de ficar com "o que sobrou", infelizmente.

Tudo irá girar em torno da data e do local que você vai fazer o seu evento, então não marque bobeira nesta questão para que você possa ter exatamente quem você quer no seu dia!




Passo 4 - O que você gosta?


Isso é bem importante,  o seu evento tem que ser do jeito que VOCÊ gosta!

 Escolha a comida que você gosta de comer (claro que se seu gosto for muito exótico, tome cuidado hehehe), mas se você é gringo (como eu) e gosta daquele bom e velho cardápio Italiano, por que não buscar o que você gosta? Se você gosta de uma decoração mais rústica, ou um local ao ar livre, enfim, você precisa pensar no que  você gostaria para o seu dia e também em como seus convidados se sentiriam bem. Muitas vezes não adianta você servir Sushi em terra de Gringo por que possivelmente não vá agradar, então você precisa achar um ponto de equilibrio para o seu gosto e das pessoas que você gosta. A gastronomia estará diretamente conectada ao local do seu casamento, então avalie bem esta opção. Não esqueça que os locais mais desejados possuem uma lista de espera maior, então esta é a primeira coisa que você deve se preocupar!




Passo 5 - Contratos


Esta parte é bem importante, todos os fornecedores que você contratar, faça um contrato (e leia ele)!

Isso mesmo, organizar um evento é algo bem sério e o contrato é o que vai proteger você caso tenha algum imprevisto com um fornecedor. Nunca pretendemos executar um contrato mas sempre é bom vocês estarem legalmente protegidos. No contrato deve constar todos os detalhes do que envolve cada serviço contratado, então caso você não leve jeito para conferir essas coisas, peça uma ajuda para sua cerimonialista. :)




Bonus - Cronograma / Faça você mesmo


Esta é uma parte super importante, afinal quem corre na frente acaba tendo vantagens. Se você deixar algumas coisas para última hora, pode talvez não conseguir. Montar um cronograma é fundamental para controlar cada etapa. Você pode sim, pedir ajuda para a Cerimonialista para montar esse cronograma e também deixar nas mãos dela esta responsabilidade, mas caso queira fazer você mesmo, organize!

Muitas coisas que envolvem agenda devem ser vistas com muita antecedência, então para não ter dores de cabeça, recomendo iniciar os trabalhos com 2 anos de antecedência para organizar seu evento.

Desta forma você vai ter uma margem e também poderá fazer você mesmo alguns detalhes que talvez tenham a sua identidade (e assim você pode economizar também).

O DIY (do it yourself) é uma boa tática pra você personalizar o seu evento com a sua cara, mas não deixe de trocar ideias sobre isso com sua cerimonialista, pois pode ser que alguma idéia fuja do contexto do evento e ela saberá lhe auxiliar com a melhor dica.

Tudo que é feito com planejamento possui uma margem muito menor de erro, então, planeje!




RELAXE!

E claro, relaxe quando tudo estiver encaminhado! 

Procure não marcar compromissos exaustivos nas semanas que antecedem o seu evento, afinal você precisa curtir esse momento. No dia do evento simplesmente aproveite, não fique preocupado e correndo atrás de tudo. Delegar é a chave do sucesso.

Faça esse dia ser MEMORÁVEL!

Se eu puder ajudar em algo, fique a vontade para nos chamar em algum de nossos contatos, será um prazer ajudá-los.

Espero que tenham gostado da leitura! Se gostaram, envie para seus amigos que vocês sabem que estão organizando o seu evento para que eles possam ver estas dicas!


Abraços 

Eduardo de Moraes