Imagem capa - 5 Dicas de como se Organizar por Eduardo de Moraes Oliveira
Dicas

5 Dicas de como se Organizar

Olá povo querido!


Hoje vim escrever um pouco sobre O-R-G-A-N-I-Z-A-Ç-Ã-O! 

Sei que muitos passam longe desse tema e muitos vem com aquela frase: 

"Eu me entendo na minha bagunça!"


Entendo perfeitamente, porém enquanto é só você, até vai, mas uma hora você vai precisar dividir algo com outra pessoa ou vai virar dono do seu próprio negócio. 

Aí o bixo pega!


Vamos partir do princípio, organizar-se é preciso não é?

Há quem consiga viver a vida inteira na "bagunça organizada", mas pode ter certeza que essa pessoa terá trabalho dobrado!


Mas vamos lá, afinal o que eu preciso para me organizar? Separei alguns tópicos, pois um complementa o outro e antes que você comece a ler posso lhe afirmar que a pior parte de se organizar não é começar, mas sim manter as coisas organizadas.


Bom, siga que você entenderá!

1 - Comece!

Como todo princípio, precisamos começar! Muitos param na primeira etapa que é iniciar um processo de organização. Então, para que você tenha um bom começo, você pode começar com o velho bloquinho e uma caneta ou se você quiser começar informatizado (sempre acho melhor), recomendo a utilização do Evernote, pois ele não é nada mais que um caderno de anotações que você pode criar quantas notinhas quiser com a facilidade de ser digital e o melhor de tudo, é grátis!


Link para Evernote: (www.evernote.com)


Mas por onde eu começo?


Recomendo a você inicialmente fazer uma separação do que você pretende organizar, ou seja, vou citar um exemplo de uma loja. Se você pretende organizar seu negócio que está bagunçado faça uma lista do que compõe cada pedaço do seu negócio, por exemplo:


(Citarei baseado em um negócio de comércio para não ficar tão clichê com um negócio de fotografia e farei bem resumido, apenas para entendimento).


Para que fique simples e você não perder muito tempo, crie tópicos do seu negócio, para que você possa expandir em forma de árvore.


* MINHA LOJA *

- Financeiro:

    - Separar notas fiscais e guardar em uma pasta;

        - Na falta de alguma nota, imprimir para arquivo;

    - Lançar diariamente as entradas / saídas


- Administrativo:

    - Organizar prateleiras

    - Separar as roupas por tipo

    - Colocar etiqueta padrão em todas roupas


- Estoque:

    - Verificar roupas consignadas

    - Organizar coleção de inverno


- Entregas:

    - Listar entregas atrasadas

    - Organizar por bairro

    - Criar cronograma de entregas


Com sua lista criada é hora de começar a meter a mão na massa! Mas lembre-se, siga uma ordem, faça uma coisa por vez, pois quando se tenta fazer tudo ao mesmo tempo a tendência é não fazermos nada direito. Sei que isso é muito comum em mulheres, querer fazer tudo, estufar o peito e dizer, eu dou conta! Mas não me entendam errado, apenas as coisas funcionam melhor quando fazemos menos coisas simultâneas, afinal despendemos energia para aquela tarefa e assim, consequentemente, terminamos ela antes e riscamos da lista!

2 - Entenda o que serve para você

Tá e como assim?

Isso mesmo, nem todas as práticas de organização servem para você!

Você vai encontrar inúmeras formas de se organizar (na internet, em cursos, workshops e etc..), porém cabe a você ver o que mais se encaixa no que você precisa.

Você pode ter a melhor ferramenta do mundo, mas se ela não se encaixar na sua forma de trabalho ou você não se moldar a ela, não vai adiantar nada.


Por isso, selecione o que você acha que é mais efetivo para você. Particularmente, eu uso muitas ferramentas para organizar diversas partes do meu negócio, mas cada uma delas cumpre uma parte na organização. 

Pode ter certeza, sempre existe uma ferramenta para te ajudar, basta você procurar. 


Uma dica para saber o que serve para você, procure e teste antes de usar. Ou peça para alguém que utilize, como é sua experiência de uso. Acredito fortemente que a opinião de quem usa é muito válida, porque você já tem uma ideia de quem utiliza a ferramenta.

3 - Aceite que você precisa mudar!

Isso mesmo!  Para que qualquer mudança aconteça, você precisa aceitar e mudar também. Todo processo de organização é uma mudança do que estava ruim para uma forma de você deixar aquilo bom ou até prazeroso. 

Se é algo relacionado ao seu trabalho, por exemplo, tente tornar aquele processo, ou rotina, uma coisa prazerosa de se fazer pelo fato de estar organizado. 


Quando você consegue tornar algo que estava confuso e bagunçado em algo fácil de executar e organizado, isso se torna prazeroso pelo fato de ser fácil e gerar o resultado que você precisa. 


Pense em uma Biblioteca com um acervo de 2000 livros totalmente bagunçado nas prateleiras. Isso se tornaria algo totalmente desgastante para quem fosse procurar os exemplares, e frustrante por perder muito tempo para achá-lo.


Agora pense no contrário, você chegar, solicitar um livro, e em menos de 1 minuto você ter o exemplar em mãos. Você economizaria o tempo do atendente e ficaria muito mais feliz pela agilidade no atendimento. Isso iria gerar uma sensação de prazer para você que recebe o livro e para o atendente que faria de forma fácil e ágil. Pense nisso!


PADRÕES!


Isto mesmo, padronização é um dos pilares da organização.

Sempre vai ter quem diga, "Não gosto de padrões, tem que desconstruir e bla bla bla...""

Padrões foram feitos para facilitar a nossa vida, para tornar algo complexo, fácil de entender e que otimize seu tempo, afinal tempo é vida! Por que demorar 2 horas se você pode levar 2 minutos? 


Padrões estão ali para serem usados e são uma forma simples para você organizar as coisas.


Porém, para um padrão dar certo ele deve ser seguido a rigor e deve começar certo desde o início, para que você não tenha retrabalho no futuro. Despenda um tempo para elaborar o padrão, pensando em não modificar ele no futuro, caso contrário, terá retrabalho.


Pensando no negócio da Lojinha, vou citar alguns padrões que poderiam ser adotados:


- Padronização das etiquetas, com as mesmas informações (nome, código do produto, um número sequencial para identificação, modelo, categoria, valor);

- Organização das peças por modelos, identificando cada prateleira com um número sequencial o nome da categoria;

- Padronização no atendimento, instruir a todos os colaboradores a forma de explicar o produto, como abordar os clientes, e estabelecer um Pitch de vendas para os vendedores.


Mas afinal o que é um Pitch de Vendas? 

O PV é nada mais que você descrever detalhadamente todas as etapas da sua venda e a forma qu você vai mostrar o valor do seu produto para o cliente. Isso mesmo, esse "roteiro" de vendas deve estar em constante evolução e melhoria com base nos resultados que você colhe com suas vendas. Você pode analisar cada etapa separadamente para ver aonde você está "errando" na venda. Tenha certeza que empresas de sucesso tem um Pitch de Vendas bem definido e profissionais treinados para vender, e isso faz muita diferença! 


Enfim, padrões só ajudam, basta você entender de que forma eles pode te ajudar. Não fuja deles, use eles ao seu favor.

4 - Persista!

Esta pode ter certeza que é a chave a organização. Se você não persistir a organização se perde. Não adianta você começar algo se você desistir no meio do caminho. Para você persistir basta você acreditar que desta forma é melhor e que aquilo trará melhores resultados  e satisfações para você. Se você não acreditar, em algum momento você pensará em desistir. 

Ninguém falou que é fácil manter as coisas organizadas, mas tenha certeza que é muito mais fácil mantê-las do que quando estão bagunçadas. 


Quando você tira um tempo para Planejar as coisas, você com certeza colhe resultados mais para frente, afinal, lembre-se disso: 

PSAR

Pensamentos geram Sentimentos

Sentimentos geram Ações

Ações geram Resultados!


Quando você planeja algo, você pensa sobre as melhores formas de você fazer algo. Esses pensamentos devem ser convertidos em objetivos e metas, para que você tenha motivação de aonde quer chegar. Isso irá gerar sentimentos, que serão responsáveis por motivá-lo e fazer com que você acredite naquilo. Quando você acredita em alguma coisa, você faz o que for preciso para que aquilo se realize. Isso se tornará em suas ações, e estas trarão os seus resultados. 

Por isso quando você pensar em desistir, ou se desmotivar, lembre-se dos motivos que fizeram você chegar até ali, faça um café e reveja o seu processo, veja o que você pode mudar e melhorar para que aquilo lhe traga resultados melhores.

Pense diferente e abra sua cabeça para mudar tudo se for preciso, afinal, muitas vezes a mudança é necessária. Se foi o tempo de que "sempre fiz assim e deu certo". Hoje, quem não muda fica para trás, afinal existem muitas pessoas pensando diferente e oferecendo soluções melhores do que a sua.

Aceite a mudança, saia da zona de conforto por que a vida é uma só, e muito curta para andar apenas em linha reta, se tem tantas coisas boas em outras direções. 

As vezes, basta apenas olhar para o lado e persistir!

5 - Defina objetivos e resultados

Por fim, outro pilar da organização e da mudança é definir bem os seus objetivos e ter bem claros os resultados que você espera. 


Defina o seu objetivo geral e os específicos. Lembre-se que os seus objetivos são a sua meta e vão definir aonde você quer chegar.


Objetivo Geral

Deve-se definir a ideia geral de forma sucinta e alinhada a sua meta.


Objetivo Específico

Aqui você deve detalhar as etapas e as ações para você chegar a sua meta.


Lembre-se que quanto mais você visualizar esses objetivos, mais você irá pensar sobre eles, e assim gerar as ações para chegar em seus resultados.


Sempre tem um propósito quando planejamos uma mudança ou organizamos alguma coisa, seja nosso guarda roupa, nossa empresa ou nossa vida. 

Acredito que quanto mais simplificarmos as coisas, mais tempo nos sobra para aproveitarmos os momentos da nossa vida.


Vou deixar abaixo algumas ferramentas de organização que eu utilizo para organizar minha vida e meu negócio. Caso você queira saber mais sobre minha experiência de uso com elas, basta me procurar que será um prazer lhe contar.


Anota aí então, algumas ferramentas que vão mudar a sua vida!


- Evernote: Organização, lembretes e anotações. Muito bom para você criar notas rápidas ou arquivar conteúdo que você pesquisa na internet. Com o Clipper você armazena uma página inteira que você viu em uma notinha no Evernote, e pode acessá-la a qualquer momento e de qualquer lugar. (evernote.com)

- LastPass: Cofre de senhas, afina você não precisa se lembrar de todas suas senhas se você pode lembrar apenas de uma. Isso mesmo, guarde com segurança suas senhas e lembre apenas de uma para poder ter acesso a todas as outras. Esse software possui um plugin para o navegador que permite que já complete as senhas quando você acessar os sites. Vale a pena! (lastpass.com)

- Google G-suite: Suite de aplicativos da Google com email, calendário, documentos, armazenamento (drive), e muitas outras ferramentas que podem organizar muito sua vida. Sem falar que tem a qualidade incrível que a Google proporciona. Recomendo! (gsuite.google.com)

- Trello: Software online e web para organizar atividades de forma simples e fácil. Você pode separar em 3 etapas: A Fazer, Fazendo e Feito, desta forma pode controlar cada coisa etapa de um projeto ou até de tarefas que você tem a fazer. Muito bom para você não esquecer de nada e poder anotar todas suas ideias. (trello.com)

- MindMeister: Software para criação de mapas mentais. Ótimo para você poder ver de forma visual todas as ligações e conexões entre o seu negócio, ou sua vida. Você pode criar um mapa com etapas, ou tópicos e detalhar cada um deles e suas conexões. Muito bom! (www.mindmeister.com)

- Canva: Crie banners, apresentações, materiais de divulgação, campanhas e etc.. Ótima ferramenta online para criar materiais de mídia. (canva.com)


Espero que este post faça alguma diferença para você e te ajude a mudar alguma coisa da sua vida para melhor.


Em breve estarei lançando um E-book (Metamorfose) que trará um conteúdo mais abrangente sobre mudança, principalmente mudanças profissionais. E o melhor de tudo, vai ser grátis! :)


Então, fica esperto que logo logo ele estará disponível!


Se você quiser saber mais sobre alguma coisa que falei aqui, procure-me, mande um email, um whats ou uma mensagem, responderei com o maior prazer.


Um grande abraço!


Eduardo de Moraes